Ding 13 - Google Docs

Met Google Docs kunnen meerdere mensen, onafhankelijk van elkaar, aan 1 document werken. Het is min of meer vergelijkbaar met een document dat op een netwerkschijf staat en dat door verschillende personen kan worden geraadpleegd en bewerkt. Het grote voordeel van Google Docs is echter dat het document juist niet op een netwerkschijf staat, maar op het web. Het document is daarmee vanaf iedere pc met toegang tot Internet benaderbaar. Je hoeft niet per se in te loggen op het netwerk van een organisatie. Ideaal voor thuiswerken! Te meer, omdat Google Docs werkzaamheden faciliteert gemakkelijk thuis uitgevoerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het gezamelijk voorbereiden van een beleidsnotitie. Via een soort 'audit trail' (wie heeft wat wanneer gewijzigd) is bovendien te controleren of de Google Docs-'thuiswerkers' inderdaad aan het werk zijn geweest. Wat dat betreft zie ik absoluut voordelen. Pakken we het file-leed en de milieu-problematiek meteen even aan! All in a day's work! Doen we niet moeilijk over...

Er zijn ook nadelen. Hoe zit het met het begrip authenticiteit? Hoe is een document beveiligd tegen bewerkingen door 'onbevoegden'? De autorisatiestructuur is onvolledig; er moet niet alleen zichtbaar zijn wie wat wanneer heeft gewijzigd, maar ook wie wat wanneer heeft getracht te wijzigen. En kan een document worden 'uitgecheckt'? Dat wil zeggen, op het moment dat een document in bewerking is, moeten anderen automatisch een "alleen lezen-versie" krijgen. Anders wordt het een zooitje met allerhande wijzingen kris kras door elkaar. Dit soort waarborgen zijn, denk ik, onvoldoende ingebouwd in een laagdrempelige webapplicatie als Google Docs.

Google Docs leent zich uitstekend voor "creatieve" processen als beleidsvorming. Wees echter voorzichtig met wat je buiten een beveiligde netwerkomgeving in een webomgeving plaatst. Zeker in het geval van overheidsinformatie! In de fysieke, papieren wereld worden verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) naar in behandeling zijnde beleidsdocumenten - niet zonder reden - knalhard geweigerd. Er moet voor onderzoeksjournalisten toch ook iets te doen blijven?

Dial D for Duckplop